محضر قرار الشركاء في شركة إماراتية: ما هو ومتى تحتاج إليه

الاجتماع هو أشخاصٌ يتفقون، أما القرار المكتوب فهو الشركة ذاتها تتكلم على الورق بلسانٍ يسمعه القانون.

معظم قرارات الشركة تُدار كما تُدار القرارات في أي مكان: شريكان يتحدثان، فيتفقان، فيبدأ العمل. وهذا يكفي طوال معظم عمر الشركة. لكن المتاع تأتي مع قراراتٍ بعينها تهتم بها جهاتٌ خارج الشركة: البنك حين يضيف موقّعاً جديداً، والجهة المرخِّصة حين تنظر في تعديل نشاط، وشريكٌ يشتري حصة، ومُقرضٌ يسأل من صوّت على القرض. في تلك الأيام لا يُرى الاتفاق الذي جرى في الغرفة، والجهة التي أمامك تطلب الشيء الوحيد الذي لا ينتجه حديثٌ: ورقةً تبيّن من قرّر، وما قرّره بالتحديد، وفي أي تاريخ، وبموجب أي بندٍ من العقد التأسيسي.

وهذه المناسبات نادراً ما تكون هادئة. ملف تأشيرة يتوقف حتى يصدر التعديل، وحسابٌ بنكي ينتظر قراراً موقّعاً، وصفقةٌ تُغلق هذا الأسبوع. فيُكتب القرار تحت ضغط الموعد، ويكتبه أسرع الناس على لوحة المفاتيح، فتدخل الأخطاء مع العجلة: اسم شريكٍ مكتوب كما يُنطق لا كما تتهجّاه الرخصة، وإحالةٌ إلى بندٍ خاطئ، ومديرٌ يوقّع وهو ليس المدير على الورق، ونصابٌ لم يتحقق أحدٌ منه. تعيد الجهة المستند، ويمتد الموعد، فيُدفع ثمن العجلة بأيامٍ لم يحسبها أحد.

ويستحق أن نسمّي الآلية، لأنها تفسّر لماذا للورقة هذه القيمة. الشركة شخصٌ اعتباري، والشخص الاعتباري لا يتكلم إلا بوثائقٍ يعترف بها عقدُه التأسيسي. الحديث في الغرفة هو ما يظنّه الناس، والعقد الذي قد يلي القرار هو ما ستفعله الشركة مع طرفٍ آخر، أما محضر القرار فهو الشركة ذاتها تتكلم بلسانها القانوني: من دعا، ومن حضر، وما طُرح، وما حُسم، بأي أغلبية، ومتى نفّذ. هذا الصوت وحده تسمعه المؤسسات، ولهذا فإن غرفةً مليئة بالاتفاق بلا ورقة هي في حسبانهم صمتٌ.

والعمل عمليٌّ بسيط. احفظ بين وثائق الشركة نموذجاً مختصراً لقرارٍ مكتوب، بجوار الرخصة والعقد التأسيسي: ترويسة تحمل اسم الشركة بالتهجئة نفسها التي في الرخصة، والتاريخ، والحضور، وسطور تمهيدية تبيّن سبب الاجتماع، ونص القرار في بنودٍ مرقّمة، ومواضع توقيعٍ تحت اسم كل مشارك. وجود النموذج يجعل كتابة القرار نسخاً وتعديلاً لا تأليفاً تحت الضغط، وأكثر الأخطاء المذكورة أعلاه لا تنجو من نموذجٍ أصلاً.

ثم غيّر التوقيت، فهو التأديب الحقيقي: اكتب القرار يوم يقع، لا يوم يطلبه أحدٌ. الشريك قبل الاستحواذ يوم الثلاثاء، فيُصاغ المحضر يوم الثلاثاء. والبنك يطلب تغيير الموقّع، والورقة جاهزة في الملف منذ قبل. القرار الذي يُكتب في أسبوع حاجته إليه إعادةُ تركيب، وإعادة التركيب تفتح الباب للأخطاء والنزاعات التي وُجدت الورقة لمنعها. اكتبه والقرار غضّ، تسجّل الورقة ذاكرةً ولا تخترع واحدة.

ويُغلق التوقيع والحفظ الدائرة. يوقّع من يقول العقد التأسيسي إنه يوقّع: بالتوقيع الأصلي حيث يصرّ البنك، وبختم الشركة حيث يطلب النموذج، وتُحفظ نسخةٌ في سجل الشركة في المكان نفسه الذي تُحفظ فيه الرخصة، حتى يجدها من يحتاجها بعده بلا تنقيب. القرار غير الموقّع مسوّدة، والموقّع الذي لا يجده أحدٌ إشاعة. لا تشتغل الورقة إلا إذا صحّ شطراها معاً: موقّعةً، وقابلةً للعثور عليها.

وموضعنا من هذا: نعين المؤسسين على أن يصير سجلّ الشركة نظاماً لا درجاً، وننبّه إلى المناسبات التي تستدعي قراراً مكتوباً قبل أن تصير حالاتٍ طارئة. أما أيُّ القرارات تقتضي التوثيق الرسمي أو التصديق أو صيغةً بعينها فموطنه الجهة المرخِّصة والممارسون المرخّصون، ونحيل تلك الأسئلة إليهم بدل التخمين. إرشاد لا ضمانات: الورقة لا تجعل القرار حكيماً، بل تجعله قابلَ الإثبات.