شهادة وضع الشركة في الإمارات: ماذا تثبت ومتى تصبح قديمة؟

الرخصة التجارية تقول ماذا يجوز للشركة أن تفعل؛ أما شهادة الوضع فهي الجهة تقول الآن إن الشركة قائمة وواقفة على خير، وتسمّي من يتصرف باسمها.

يطلب المصرف أثناء مراجعة الحساب شهادة وضع الشركة، فيمدّ المالك يده إلى نسخة الرخصة التجارية الموجودة في الدرج، يمسحها ضوئياً ويرسلها. فيعود الملف ناقصاً. الوثيقتان تجيبان عن سؤالين مختلفين، والفرق بينهما هو بالضبط ما تحتاجه المراجعة.

الرواج في السوق يقول إن الرخصة ووثيقة الوضع ورقة واحدة باسمين مختلفين، وأن كلًّا منهما يعوّض الأخرى. الكلام يبدو منطقياً، لكنه خطأ يعطّل مراجعات الحسابات ويؤخر توقيع العقود أسابيع.

والآلية الصادقة أن الرخصة التجارية تذكر ما يجوز للشركة أن تفعله: نشاطها وشكلها القانوني وتاريخ انتهائها. أما شهادة الوضع فهي شيء آخر تماماً: إقرار من الجهة المُصدِرة، عند لحظة محددة، بأن الشركة مسجَّلة وأن وضعها سارٍ، وبتحديد من يشغل أي منصب فيها. فإحدى الوثيقتين تصف الأذونات، والأخرى تصف الحالة وتسمّي أصحاب الصلاحية.

والحالة هي الجزء الذي يقِدم. فالشهادة تتحدث عن لحظة، واللحظة تمضي. والمصارف كثيراً ما تشترط أن تكون الوثيقة حديثة، لأن شهادة صادرة في موسم آخر تجيب عن سؤال لم يعد أحد يطرحه: فالشركة التي تصفها غير مضمونة أنها هي الشركة القائمة أمامهم اليوم.

وصور الفشل تتكرر في السوق: ملف الحساب المبني على شهادة قديمة فتتوقف المراجعة في منتصفها ويعود الطلب نفسه بعد أسابيع. والعقد الأجنبي المتأخر لأن الطرف الآخر اشترط وثيقة وضع مُصدَّقة لم يسمع بها صاحب العمل قط، ولم يخصص أحد وقتاً لاستخراجها. والشهادة التي تذكر مسؤولين غادروا الشركة منذ ذلك الحين، فصارت صلاحية التوقيع المذكورة فيها لا تطابق المخوّلين فعلاً.

والتطبيق يبدأ بترتيب أوراقك: اعرف أي وثيقة تثبت الوجود، وأيها يثبت النشاط، وأيها يثبت الوضع، فالطلبات تسمّي واحدة، ونسخة الدرج من غيرها ليست جواباً. وحدّث وثيقة الوضع حين يحتاجها صفقة أو مراجعة فعلية، بدل الاحتفاظ بواحدة والانتظار أن تبقى صالحة. واجعل الجهة المُصدِرة هي المرجع فيما يجب أن تتضمنه الشهادة الحالية، لأن نماذجها ومحتوياتها تتغير، وذاكرة زميل عنها لا تتحدث.

إرشاد لا ضمانات: نُحيل طلبات هذه الشهادة إلى الجهة المُصدِرة صاحبة الجواب، وحيثما دخلت متطلبات طرف أجنبي نحوّلها إلى ممارسين مرخَّصين يشتغلون الإصداق مهنة. نستطيع أن نخبرك أي أوراقك تثبت ماذا، ولن نتظاهر بأن نسخة درج هي شهادة صادرة اليوم.