تسليم الموظف والوصول الرقمي: القائمة التي يجب أن توجد قبل يوم الرحيل

كل صلاحية يحملها المغادر باب تملكه الشركة ويمكنه الموظف أن يفتحه بعد، وتسليم العهدة هو لحظة إغلاق تلك الأبواب بإرادة واعية.

أُرسلت رسالة الوداع، وأُفرغ المكتب، وسُلِّمت البطاقة، فيبدو الرحيل منتهياً. لكن أحداً لم يفكر في بريد الشخص الإلكتروني، وملفاته التي يملكها على المساحة المشتركة، وحسابات التواصل على هاتفه الشخصي، وحساب النطاق المدفوع ببطاقته، ورمز التحقق المرتبط بجهازه. فالوداع أغلق الجزء المرئي من العلاقة، بينما ظل الجزء الرقمي مفتوحاً.

والآلية بسيطة وقاسية: كل صلاحية يحملها شخص هي باب تملكه الشركة ويبقى في متناول يده. ففي فترة العمل ذلك الباب أداة، وبعد الرحيل يصبح باباً غير موصاد تعرّضاً لا يعلن عن نفسه. ولحظة الرحيل هي التوقيت المفروض لإغلاق تلك الأبواب أو نقلها عمداً، واللحظة العمدية تحتاج قائمة موجودة قبل يوم حاجتها إليها.

والجرد المهم ملموس: البريد، فيُحوَّل أو يُفوَّض ثم يُغلق بجدول، فلا تضيع رسالة قادمة ولا يبقى صندوق معلق إلى الأبد. والمساحات المشتركة والملفات التي يملكها، فيُنقل تملكها حتى لا يتيم شيء يوم تُعطَّل حسابه. وحسابات التواصل الاجتماعي التي تسكن غالباً هاتفه هو لا هاتف الشركة. وحسابات النطاق أو الاستضافة المدفوعة ببطاقة شخصية. ورموز التحقق المرتبطة بجهاز يخرج من الباب. وصلاحيات الموردين والمصارف المحمولة باسمه وحدَه.

وصور الفشل كلها تعود إلى صلاحية عمّرت صاحبها: صندوق التسويق الذي مات برحيل الموظف بينما العملاء ما يزالون يكتبون إليه، فكل رسالة بعد اليوم الأخير ذهبت إلى لا مكان. وحساب التواصل الرسمي الذي لا يستطيع دخوله سوى الموظف المغادر، وصار بعيد الوصول عن كل الشركة. والنطاق المستقر في حساب مدفوع ببطاقة شخصية لا يستطيع أحد شحنها الآن، يُكتشف في الشهر التي يفشل فيها التجديد.

والنسخة الصادقة من التسليم قائمة موجودة قبل الرحيل، لا تململ بعده. احتفظ لكل دور بقائمة ما يصل إليه هذا الدور ما دام شاغله فيه: بريد ومساحات وحسابات ورموز وتسجيلات. فالقائمة تحوّل الرحيل من تحقيق إلى قائمة مهام، وتُظهر كذلك، والجميع ما يزال في العمل، المواضع التي تعتمد فيها الشركة على زوج يدين واحد.

شغِّل القائمة في التاريخ المعروف، وانقل ولا تحذف: نقل التملك خير من الحذف الأعمى، لأن الحذف يمحو الأثر، الملفات والمحادثات وسجل من قرر ماذا. وأغلق ما يجب إغلاقه كتابةً، بتاريخ واسم أمام كل بند، حتى يترك الإغلاق نفسه أثراً موثقاً. ويبقى في النهاية حد واضح: يحتفظ الشخص بحساباته الشخصية، وتحتفظ الشركة بأبوابها.

إرشاد لا ضمانات: ندير عملياتنا بهذا الأسلوب، والقاعدة التي نتمسك بها أن التملك يُحسم والحياة العمالية قائمة، فيصير الرحيل إدارةً لا تنقيباً في الأطلال. أما أحكام قانون العمل في الوصول والمراقبة والأجهزة الشخصية فمرجعها المختصون في بلدك، وتفاصيل كل مزود مرجعها وثائقه. والبنية أعلاه تصح في كل مكان: عدِّد الأبواب، وانقل التملك، وأغلق ما يجب إغلاقه، كتابةً.